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4. Steuerung und Qualitätssicherung


4.1.
Beschreibung der Vorkehrungen für Steuerung, Monitoring und Evaluierung der LAG-internen Umsetzungsstrukturen


Die LAG hat 2008 ein Qualitätsmanagementsystem eingeführt, das wie folgt in der nächsten Leaderperiode um Wirkungsindikatoren erweitert und als Controllingsytem zur Steuerung, Monitoring und Evaluierung umgesetzt werden soll:


Quantitative Planung, Abweichungsanalyse, Steuerung und Monitoring:


Diese erfolgt durch ein Budgetplanungs- und Kontrollsystem mit Abweichungsanalyse, ausgehend von den Schwerpunkten wie beispielsweise der angeführte „Startcall“ und den bereits in der Strategie enthalten Projekten auf 4 Ebenen:

§  LAG Ebene – Gesamtbudget

§  Aktionsfeldebene Budget je Aktionsfeld und Jahr sowie Budget Kleinprojekte/AF und Kooperationsprojekte

§  Budget LAG/LAG – Management und Animation

§  Budget LAG eigene Projekte nach Maßnahmengruppen und Zeitplan

 

Beispiel Budgetcontrolling/Aktionsfeld:

Budgetcontrolling: Aktionsfeldbudget AF 1 Wertschöpfung:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Verfügbare Leadermittel/Jahr:

130.000

 

 

 

 

Verfügbare Leadermittel/Gesamt:

910.000

 

             

 

 

 

SOLL

IST

   

 

Projektname

Projektträger

Projektkosten

Förderung

Projekt-kosten

Förder-ung

Summe FÖ

Budgetaus-schöpfung

% Aus-schöpfungsgrad

 

 

 

 

 

 

 

 

 

XX

XX

40.000

24.000

30.500

26.950

26.950

-103.050

20,7%

YY

YY

78.000

46.800

77.500

46.500

73.450

-56.550

56,5%

                   

 


Qualitative Planung, Steuerung und Monitoring
: hinsichtlich der Qualität der internen Organisation und  Qualität der Prozesse.


Interne Organisation: Die interne Organisation wird laufend auf Effizienz überprüft und ggf. angepasst. Ebenso sollen neue Kommunikationstechnologien wie e-Verwaltung zum Einsatz kommen, sofern diese Beiträge zur Effizienzsteigerungen leisten und/oder eine verbesserte Verwaltung ermöglichen.


Qualität der Prozesse: Ziel ist es, transparente, effiziente und nachvollziehbare Prozesse vor allem in Hinblick auf mögliche Projektträger sicher zu stellen. Maßnahmen zur Transparenz (Homepage mit relevanten Leaderinformationen, LES Inhalte ..) werden im Kap. 5 und 6 dargestellt.


Zu Sicherung der Qualität und Nachvollziehbarkeit von Prozessen, ist die Projektskizze per Mail mit Rückbestätigung einzubringen. In der Folge wird dann mit dem Projektträger ein Zeitplan vereinbart, bis zu welchem Zeitpunkt das Projekt fertiggestellt bei der LAG eintreffen wird. Es erfolgt eine Qualitätsdefinition: Qualität der Unterlagen, die Projektunterlagen haben müssen, um einer Bearbeitung zugeführt zu werden.


Die Evaluierung interner Prozesse erfolgt jährlich – beginnend mit 2016 – durch einen Evaluierungsausschuss, der sich aus Vorstandsmitgliedern des Vereins und Mitgliedern des Projektauswahlgremiums zusammensetzt. Ergänzend wird eine Befragung von Projektträgern und Partnern der LAG durchgeführt. Die Evaluierung erfolgt durch das, 2008 eingeführte QM-System ergänzt mit Wirkungsindikatoren aus der LES.


Das Controlling von Projekten, welche die LAG selbst durchführt erfolgt nach dem Wirkungsmodell (siehe Kap. 4.2)

 

4.2.Beschreibung der Vorkehrungen für Steuerung, Monitoring und Evaluierung der Strategie- und Projektumsetzung inkl. Reporting an die Verwaltungsbehörde und Zahlstelle

 
Zur Verfolgung der Wirkungen der Strategie und der Projekte kommt das Wirkungsmodell wie im Skriptum von Schlögl, F: Leader Unterlagen Praxisseminar zum Wirkungsmodell (auf der Homepage des BMLFUW veröffentlicht) zur Anwendung. Projekte können vom Entscheidungsgremium nur bearbeitet werden, wenn die entsprechenden Unterlagen vorliegen (siehe auch Checkliste A; Kap. 3.16). Bei Projekteinreichung sowie spätestens mit der (letzten) Projektabrechnung sind die Projektwirkungsindikatoren sowie die Beiträge zur Umsetzung der LES anhand der, bei Projekteinreichung festgelegten Wirkungsindikatoren inklusive eines Vergleichs von Basis-, Soll- und Istwerten auf einem dafür vorgesehenem Formblatt vorzulegen.


Für Kleinprojekte kommt ein vereinfachtes Modell zur Anwendung, in welchem Soll- und Ist Wirkungen zu beschreiben sind.


Qualitätsziel ist es auch, dass alle Projekte neben den direkten Projektwirkungen soweit möglich auch bestmögliche Wirkungen in den Bereichen der Grundstrategie und Hauptzielen der LES erreichen. Die LAG wird daher bei der Projektkonzipierung dem Projektträger dahin gehend Vorschläge machen (z.B. Einbindung Frauen, Jugend, Marke, Öffentlichkeitsarbeit) und gemeinsam mit dem Projektträger Maßnahmen erarbeiten um bestmögliche Gesamtwirkungen zu erzielen (vgl. Kap. 2.2. Reflexionen und Erkenntnisse von Leader in der Periode 2007-2013).


Zur Steuerung, Monitoring und Evaluierung der Strategie werden auf Aktionsfeldebene das Wirkungsmodell sowie Projektzeitpläne wie oben dargestellt angewandt. Beginnend mit Mitte 2016 wird die Entwicklung der Hauptindikatoren und der Umsetzungsgrad jährlich zumindest einmal bewertet. Die Bewertung quantitativer Faktoren erfolgt durch das LAG – Management auf Basis von Excel - Auswertungen. Die Bewertung qualitativer Wirkungsindikatoren erfolgt wie in den Aktionsfelder angegeben auch durch ein Qualitätsteam bestehend aus dem Vereinsobmann, Jugendvertreterin, Behindertenvertreterin, Frauenvertreterin, Seniorenvertreter der LAG sowie LAG-Management . Die Ergebnisse aus quantitativen und qualitativen Auswertungen werden im Qualitätsteam diskutiert und zu einem gemeinsamen Controlling Bericht sowie ggf. einem Maßnahmenvorschlag zusammengefasst, welcher bis spätestens 25. Februar eines jeden Jahres beginnend mit 2017 an den Vorstand zu übermitteln ist.


Ebenso erfolgt eine Steuerung und Monitoring der quantitativen Strategie- und Projektumsetzung auf Basis des oben dargestellten Budgetplanungs- und Kontrollsystems.


Die Strategieumsetzungs- und Projektzeitplanung erfolgt mit einem entsprechendem, vernetztem Zeitplanungssystems mit kritischen Pfaden.


Die Indikatoren werden einerseits vom jeweiligen Projektträger erfasst oder ermittelt. Gesamtwirksamkeitsindikatoren sollen auch in den LAG – Sitzungen eingeschätzt und erhoben werden, um so bei qualitativen Indikatoren eine größere Objektivität zu erzielen, sofern nicht ohnedies Methoden der empirischen Sozialforschung wie z.B. Befragungen eingesetzt werden.


Auf Basis der Indikatoren, der Budgetplanung und einer Befragung der Projektträger erfolgt jährlich eine Evaluierung der Strategieergebnisse und des Umsetzungsgrades. Bei Projekten mit einer hohen Anzahl von Partnern wie z.B. im Bereich Lebenslanges Lernen erfolgt eine Evaluierung durch schriftliche Befragung am Ende von Lernmaßnahmen.


Ebenso erfolgt eine jährliche Evaluierung des Projektbeurteilungssystems durch die Mitglieder des Entscheidungsgremiums. Sofern ein Veränderungsbedarf ermittelt wird, erfolgte eine Information an die zuständige Förderstelle und eine entsprechende Änderung nach Vorliegen der Zustimmung sofern eine solche erforderlich ist.

 

Erfassung der Wirkungsindikatoren: diese erfolgt wie in den Aktionsfeldern angegeben; Beschäftigungswirksamkeit von Projekten wird mittels Befragung der jeweiligen Akteure, Beobachtung und aus Projektberichten erhoben.


Controlling- Bericht je Aktionsfeld sowie ein LES – Fortschrittbericht werden beginnend mit 28. Februar 2017 jährlich jeweils bis 28.2 an die zuständige Verwaltungsbehörde (BMLUW, Abt. II/9) sowie an die LVL NÖ übermittelt.

5.5.Ausschluss von Unvereinbarkeiten (Interessenkonflikte)


Regelungen, die Unvereinbarkeiten ausschließen, sollen möglichst transparent – auch im Sinne eines transparenten Entscheidungsprozesses – nachvollziehbar und überprüfbar sein. Außerdem gilt es Regelungen zu finden, mit welchen im Laufe der Leaderperiode möglicherweise entstehende Detailfragen, die jetzt noch nicht vorhersehbar sind, gut und objektiv gelöst werden können.


Die LAG – Waldviertler Wohlviertel hat daher beschlossen, die Unvereinbarkeitsbestimmungen der NÖ Gemeindeordnung 1973 in der Fassung 2011 (i.W. §50 NÖ Gemeindeordnung) für das LAG – Gremium, das Projektauswahlgremium, für die Mitarbeiter des LAG – Managements sowie für mögliche Aufträge bei LAG eigenen Projekten zu übernehmen und sinngemäß verpflichtend anzuwenden.


Dies erscheint auch aus folgenden Gründen vorteilhaft:


-       Die NÖ Gemeindeordnung ist seit Jahrzehnten geltendes und geprüftes Recht. Weiters treten in Gemeinden/Gemeinderäten ähnliche Problemstellungen (Gemeinderat ist z.B. auch Nutznießer einer Investition der Gemeinde; Gemeinderat ist auch Unternehmer und erhält einen Auftrag von der Gemeinde) auf.


-       Von zentraler Bedeutung für die Entwicklung einer Region ist es, regionale Akteure zu gewinnen, die bereit sind mitzuarbeiten und als Ehrenamtliche in den LAG – Gremien mitwirken. Diese Akteure sollen aber nicht grundsätzlich von der Möglichkeit ausgeschlossen werden, auch selbst Projekte zu verwirklichen oder bei Projekten mitzuwirken. Es gilt aber diese Fälle so zu regeln, dass Projekte zweifelsfrei von Personen beurteilt werden, die nicht an dem jeweiligen Projekt beteiligt sind und damit keinem möglichen Interessenkonflikt unterliegen.


Unter sinngemäßer Anwendung der NÖ Gemeindeordnung 1973: §50 sowie Leader spezifischen Ergänzungen gilt daher folgendes:


Die Mitglieder der LAG/ Entscheidungsausschuss / Geschäftsführung sind von der Beratung und Beschlussfassung über einen Verhandlungsgegenstand und insbesondere von Leaderprojekten wegen Befangenheit ausgeschlossen: in Sachen, an denen folgende Personen oder deren Ehegattin oder Ehegatte beteiligt sind: sie selbst, ihr Kind, ihr Enkelkind, ihr Urenkel, ihr Elternteil, ihr Großelternteil, ihr Urgroßelternteil, ihre Schwester, ihr Bruder, ihre Tante, ihr Onkel, ihre Nichte, ihr Neffe, ihre Cousine und eine Person die mit einem Mitglied der genannten Organe  in Lebensgemeinschaft lebt, sowie ein Kind, ein Enkelkind und ein Urenkel einer dieser Personen; in Sachen des Wahl- oder Pflegeeltern, Wahl- oder Pflegekinder, ihres Mündels oder Pflegebefohlenen, in Sachen in welchen sie als Bevollmächtigte einer Partei bestellt waren oder bestellt sind und wenn sonstige wichtige Gründe vorliegen, die geeignet sind, ihre volle Unbefangenheit in Zweifel zu setzten. Eine Befangenheit liegt nicht vor, wenn die in Abs.1 genannten Organe an einem Verhandlungsgegenstand lediglich als Angehörige einer Berufsgruppe oder einer Bevölkerungsgruppe beteiligt sind, deren gemeinsame Interessen durch den Verhandlungsgegenstand berührt werden und deren Interessen zu vertreten sie berufen sind.


Ergänzend wird explizit festgehalten, dass Mitglieder des Entscheidungsausschusses, nur Projekte beurteilen dürfen an welchen sie selbst bzw. der oben genannte Personenkreis nicht beteiligt sind. Ebenso gilt, dass Bürgermeister bzw. Gemeindevorstände, als Mitglied des Entscheidungsausschusses,
nicht über Projekte, bei welchen ihre Gemeinde Projektträger ist oder an Projekten an welchen ihre Gemeinde zu mehr als 49% beteiligt ist, an der Projektbeurteilung mitwirken dürfen. Dies gilt sinngemäß für Vertreterinnen und/oder Vertreter von Betrieben. Eine Befangenheit ist auch anzunehmen, wenn der Verhandlungsgegenstand eine juristische Person betrifft und ein Mitglied der LAG an dieser mit 25% oder mehr Prozent (Grundkapital, Stimmrecht) beteiligt ist.


Weiters gilt – auch zur Vorabvermeidung jeglicher Interessenskonflikte, Einflussnahmen und zur Sicherstellung einer autonomen Beurteilung – dass Lobbytätigkeiten oder jegliche auch nur versuchte Einflussnahme oder Intervention, die eine faire, objektive und unbeeinflusste Beurteilung von Projekten gefährden könnte, von den Mitgliedern des Entscheidungsgremiums strikt abzulehnen sind. Sollte solche Versuche erfolgen, so ist das betroffene Mitglied des Entscheidungsausschuss verpflichtet, die anderen Mitglieder des Entscheidungsausschusses, den Vereinsvorstand sowie das LAG - Management darüber schriftlich per Mail umgehend zu informieren. In gravierenden Fällen ist auch die zuständige Verwaltungsbehörde davon in Kenntnis zu setzen.


Für den LAG-Manager oder die LAG-Managerin gilt zusätzlich, dass diese nicht im Regional-, Schutzgebiets- oder Tourismusmanagement beruflich tätig sein dürfen. Allfällige weitere Nebentätigkeiten unterliegen den Bestimmungen des Angestelltengesetzes (z.B. §7 Konkurrenzverbot). Ebenso hat der/die LAG–Manager/Managerin den Obmann umgehend schriftlich zu informieren, wenn ein Projekt, das den oben genannten Kriterien in Bezug zur Person des LAG-Managers entspricht, zur Bearbeitung eintrifft. In diesem Fall hat der Obmann oder ein von Ihm Beauftragter besondere Aufsichtspflicht hinsichtlich dieses Projektes sowie die Durchführung des Beurteilungsprozesses zu übernehmen.


Weiters wurde mit den Mitgliedern des Entscheidungsausschusses vereinbart, dass die Bekanntgabe möglicher Befangenheiten und Interessenskonflikte im Sinne der obigen Darstellung eine aktive Verpflichtung des jeweiligen Mitglieds ist. Die Mitglieder des Entscheidungsausschusses und das LAG – Management sind daher verpflichtet, eine Befangenheit umgehend der LAG vor einer Beurteilung eines Projektes mitzuteilen. Die aktive Verpflichtung sowie die oben angeführte Regel bedingt auch, dass bei Zweifel an der Unbefangenheit eine Befangenheitserklärung stattfinden muss.